使いこなせていない業務システムを、乗り換える前に点検する5つの項目

「高いお金を払って顧客管理システムを入れたのに、結局 Excel でも同じ情報を管理している」。中小企業では、よく聞く話です。ライセンス費用の改定をきっかけに、乗り換えを考え始める会社もあります。

ただ、乗り換えには手間と費用がかかります。使われなくなった原因を取り除かずに移ると、新しいシステムでも同じことが起きかねません。ここでは、乗り換えを決める前に確認したい5つの項目を説明します。

1. 誰が、どの機能を、どのくらい使っているか

導入時に想定していた使い方と、現在の使い方は、たいていずれています。次の3点を、担当者への聞き取りと管理画面の利用状況で確認します。

管理画面にログの確認機能がない場合は、担当者に画面を見せてもらいながら、普段の操作を再現してもらうだけでも十分な情報が得られます。

月額のライセンス料だけでなく、次の費用も含めて1枚にまとめます。

最後の項目は金額に直しにくいのですが、「週に何時間、誰が」⁠と書き出すだけで、費用の見え方が変わります。

乗り換えの可否は、データを取り出せるかどうかで決まります。契約書や管理画面で、次を確認してください。

Excel など、システムの外に重要なデータがあるなら、その場所と更新している人も書いておきます。

使われない原因が、システムそのものではなく設定や運用にあることがあります。入力項目が多すぎる、画面の並びが業務の順と合っていない、権限が厳しすぎて見られない、といった理由です。この場合は、項目を減らす、画面を整える、といった見直しで改善できることがあります。

見直しで済むか、置き換えるべきかは、「業務の流れとシステムの構造が合っているか」⁠で判断します。流れそのものが合っていないなら、設定を直しても二重管理は残ります。

乗り換えると決めた場合に必要になる作業を、先に洗い出します。

並行稼働の期間を見込まないと、切り替え直後に現場が混乱します。期間は、扱う業務の締め日（月末など）⁠をまたぐように決めると安全です。

どの項目も、すぐに答えが出るとは限りません。分からない項目があれば、分からないまま記録しておき、誰に聞けば分かるかを書き添えます。たとえば、契約の細部は総務、運用の実態は現場の担当者、というように、確認先が分かれることが多いためです。

最後に、乗り換えの判断では、現在のシステムの欠点だけでなく、現在うまくいっている部分も書き出してください。乗り換えで失われる機能があると、現場の不満が新たに生まれます。うまくいっている点を新しい仕組みでも維持できるかを、候補の比較の項目に入れておくと、移行後の混乱を減らせます。

Renode では、現状の使われ方と費用の調査、見直しと置き換えの方針づくり、データ移行、切り替え当日の支援までを担当します。調査の結果「今のまま続けるほうがよい」⁠となることもあります。その場合も、その理由を整理してお渡しします。

この記事を書いた人

後藤碧（Renode株式会社代表取締役）。中小企業の業務整理、AI の試験導入、業務システムの見直しを、現場に入って支援している。