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中小企業の業務整理と
AI 活用のヒント

支援の現場で実際にあったことをもとに、中小企業が AI や業務システムとうまく付き合うための考え方を書いています。

研修・人材

手順書を残して、新しい仕組みを社内に定着させる

新しいツールや業務の進め方が、担当者の頭の中だけにある状態を避ける。画面つきの手順書の書き方、更新の仕組み、引き継ぎで困らないための整え方を、実務の手順で説明します。

業務整理

小さく試して、効果を測る。AI や新しい仕組みの試験導入の評価方法

試験導入の結果を、感想ではなく数字で判断するための測り方。始める前の記録、測る項目の選び方、期間後の判断基準、効果が出ないときの見方を、手順として整理しました。

システム

IT 担当がいない会社が、外部の相談相手を持つときの考え方

社内に IT や AI を相談できる人がいない会社が、外部に相談相手を持つとき。頼める範囲と頼めない範囲、頼み方、相手の選び方、見積もりを読むときの確認点を整理しました。

AI活用

AI を使うときの社内ルールは、3つの線引きから決める

生成 AI の社内利用で心配になる情報漏えい。禁止事項を並べる前に、入力してよい情報・使ってよいサービス・出力の確認の3つを決める進め方と、ルール文書の作り方を説明します。

データ活用

Excel に溜まったデータを活かす、最初の3歩

データは溜まっているが、判断や改善に使えていない。まず何を整え、何を数え、どの問いから見るか。専用のツールを入れる前にできる、データ活用の第一歩を整理しました。

システム

社内の資料を探しやすくする、共有フォルダ整理の手順

共有フォルダに資料が溜まり、探すのに時間がかかる。フォルダの作り直しから始めず、よく探される資料の洗い出し、置き場所と名前の決め方、検索の工夫までを順に説明します。

システム

使いこなせていない業務システムを、乗り換える前に点検する5つの項目

導入したのに Excel と二重管理になっている、費用が上がり続けている。乗り換えを決める前に、使われ方・費用・データ・代替・移行の5点を確認する手順をまとめました。

研修・人材

ChatGPT などを社内に広げる研修を、受けて終わりにしない進め方

AI ツールの研修を開いても、翌月には使われていない。そうならないために、研修の前・当日・後に何をするかを時系列で整理しました。題材選びと後追いの仕組みが中心です。

AI活用

AI の試験導入は、1つの業務から始める

全社に AI ツールを配る前に、1つの業務で小さく試す。対象業務の選び方、期間の区切り方、始める前に決めておくことを、担当者がそのまま動ける手順として整理しました。

業務整理

業務の棚卸しは、何を・どこまで書き出せばよいか

AI やシステムの話を始める前に、社内の業務を書き出しておく。その粒度、書く人、書く順番、見つかった作業の仕分け方までを、中小企業の実務に合わせて手順にしました。

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